Puntos Informativos para Contratistas
CONTRATISTA
• El Número de RIF debe ser ingresado al Sistema RNC en Línea sin separadores, guiones o espacios en blanco y la letra en Mayúsculas. Ej. (J300545643 ó V116741541 ó E810456321).
• El Contratista debe poseer un correo electrónico válido y con disponibilidad para recibir correos, ya que esté será el login para el ingreso al Sistema RNC en Línea.
• Se debe verificar que el nombre de la empresa indicado en Datos Generales se encuentre correctamente trascrito, debe incluir en el mismo la denominación comercial, no debe abreviarse el nombre o razón social.
• En caso que el contratista no posea número de teléfono fijo, puede colocar un número de teléfono móvil.
• Para aquellas fechas que sean indefinidas, deberá colocar una fecha superior a la fecha en que se esta inscribiendo.
• Las Empresas Extranjeras sin domicilio en los datos de la circunscripción judicial del Registro del Acta, debe seleccionar Extranjera.
• Verificar que solo relacionen las ultimas modificaciones estatutarias, en consecuencia, será devuelto el proceso al RAC si no se cumple con esta instrucción.
• En los casos de empresas extranjeras sin domicilio y empresas extranjeras con sucursales que presenten Estados Financieros de Corte a fin de reflejar los efectos monetarios del cambio oficial, se requiere seleccionar en la información legal, la modificación "Actualización Financiera por Tasa Cambiaria," colocar en la información de Registro "Registro Extranjero" y en los campos de Tomo y Número, los datos de cualquiera de las modificaciones estatutarias indicadas, en el campo fecha, una posterior a la correspondiente al cierre de ejercicio económico
• Campo accionario de las siguientes personas jurídicas: Asociación ó Sociedad Firma Personales: debe indicar en la participación accionaría 100%, para las para las Asociaciones ó Sociedades Civiles y Comanditas Simples se distribuirá el 100% entre el numero de asociados .
• En caso que registre un aumento de capital posterior el Cierre del Ejercicio, y que la información del acta se coloque en la parte del Registro Mercantil, el Sistema lo obligará a ingresar la información financiera de corte de dicho aumento.
• Los Estados Financieros de Cierre y de Corte deben estar expresados en la misma moneda, por ejemplo, si el de cierre se encuentra ajustado por los efectos de la inflación el de corte debe estar en las mismas condiciones, salvo si la empresa realiza un aumento de capital, en fecha posterior al cierre, pero que hayan transcurrido pocos días (sin llegar al mes), por ejemplo, su cierre es al 31/12/2003 y realiza el aumento el 07/01/2004, debido que el ajuste es igual a 1, se debe tomar el IPC al inicio de enero que es igual al final de diciembre y dividirlo entre el anterior IPC que es el mismo de final de diciembre, por consiguiente, los montos del Balance General de Corte van a ser similares, solo variaran en proporción al aumento realizado con relación al Balance de Cierre.
• No es causa de rechazo la indicación de Capital Social Suscrito y Capital Pagado en la sección de Datos del Registro Mercantil para los casos de Firma Personal, Asociación Civil, Comandita Simple
• En caso que la impresión de la planilla generada por el Sistema, se realice de forma inadecuada, podrá imprimirla nuevamente a través de la opción Imprimir Planilla en el Menú de opciones.
• Cuando la actividad no este en el codificador de actividades de forma especifica, el contratista debe indicar la descripción a fin de que el Registro Auxiliar solicite al Servicio Nacional de Contrataciones la creación de la misma a través del correo rbello@snc.gov.ve
• Si la empresa no presenta experiencia en la actividad principal y relaciona otras actividades secundarias con experiencia, se debe solicitar al contratista que seleccione de las actividades secundarias la principal.
• En los casos que las cartas de Distribuidores Autorizados no presenten fecha de vencimiento, se debe colocar en su lugar la fecha de expiración de la persona jurídica
• Antes de enviar la información al Registro Auxiliar el contratista debe revisar detenidamente la misma, ya que una vez enviado no puede realizar ninguna modificación. En caso de haber incurrido en alguna omisión o error al ingresar los datos al Sistema RNC en Línea, el contratista podrá solicitarle al Registro Auxiliar la corrección o inclusión de la información, cuando se realice la recepción de documentos.
• Las cifras indicadas en la información financiera no deben separarse con puntos, deben escribirse sin separadores ni decimales. En los datos del Balance General todas las cifras se incluye con signo positivo excepto en la sección del Patrimonio cuando exista Perdidas Acumuladas y cuando la cuenta Resultado No realizado por Activos no Monetarios presente signo negativo , en el Estado de Resultado se ingresan cifras en positivo y negativo.
• Si la empresa realizo un aumento de capital en un cierre de ejercicio económico, registrando la modificación estatutaria en el ejercicio económico siguiente, se debe indicar como fecha de la modificación estatutaria la correspondiente celebración del acta .
• Para los casos de Empresas Recién Constituidas ó Inactivas: De poseer experiencia los socios, debe presentarse información en la sección de Relación de Obras y Servicios ó de Clientes, el analista del Registro Auxiliar debe verificar que dicha experiencia guarde relación con la actividad principal informada.
• En el Sistema RNC en Línea no se contempló la no obligación de cargar los datos del Comisario en los casos de empresas Comanditas Simples, por consiguiente, en las solicitudes del RNC en Línea el contratista debe indicar en la sección del Comisario "No aplica" y en la vigencia del mismo la fecha de expiración de la persona jurídica mientras se corrige el sistema, ya que el campo es obligatorio.
• La experiencia a indicar en las actividades es de la empresa y no de los accionistas o socios.
Si la empresa tiene experiencia debe presentar información como mínimo en la actividad principal en la relación de obras y servicios o de clientes según el caso.
En el caso que informe que su actividad principal por ejemplo es de Obras y no relacione actividades de este tipo, sino de Servicios o de Proveedoras, la solicitud será objeto de rechazo.
• Cuando el RAC devuelve o rechaza la solicitud por observaciones que no generen correcciones en el Sistema RNC en Línea, el Contratista debe enviar nuevamente su solicitud y llevar al RAC en físico la documentación requerida.
• Si una empresa recién constituidas informa un aumento de capital, el Sistema RNC en Línea, le generará un Estado Financiero de Corte, si en el lapso comprendido desde la constitución al aumento de capital tuvo actividad, en la información financiera de corte solo debe reflejar información en el Balance General de Corte y no en el Estado de Resultado de Corte
• La duración de la persona jurídica de las Sociedades Civiles al igual que las Firmas Personales es indefinida, en estos casos la información a colocar en el campo del Sistema RNC en Línea debe ser una fecha posterior a la de la Solicitud de Inscripción y/o Actualización.
Asimismo, si se presenta un caso de Cooperativa con duración de la persona jurídica indefinida se procederá de acuerdo a lo antes indicado
• Para los casos de Empresas Extranjeras sin domicilio se debe considerar lo siguiente :
En la Dirección Principal , deben indicar la dirección de la empresa en el país de origen.
En la Dirección Fiscal deben colocar la dirección señalada en el RIF.
En la circunscripción judicial del Registro del Acta Constitutiva y de las últimas modificaciones deben seleccionar Extranjera .
32. Para los casos de Empresa Extranjeras con Sucursales se debe considerar lo siguiente :
En la Dirección Principal , deben indicar la dirección de la empresa en el país de origen.
En la Dirección Fiscal deben colocar la dirección señalada en el RIF.
En los campos de Accionistas y Junta Directiva se debe indicar los correspondientes a la casa matriz.
En la circunscripción judicial del Registro del Acta Constitutiva y de las últimas modificaciones deben colocar Extranjera y agregar la correspondiente al Registro en Venezuela de la Apertura de la Sucursal.
El nombre a colocar en Nombre o Razón Social en los Datos Generales del Sistema RNC en Línea debe corresponderse a la indicada en el RIF.
En la opción Sucursal del Modulo de Contratistas del Sistema RNC en Línea, deberá indicarse los datos relativos a la Sucursal.
• Las empresas extranjeras y sucursales de empresas extranjeras, pueden presentar Estados Financieros de Corte a fin de reflejar los efectos monetarios del cambio oficial. En la sección de Patrimonio del Balance General y en el Estado del Movimiento del Patrimonio debe existir una cuenta relacionada con la traducción, la cual refleja el impacto en el Balance de Corte, y en la información financiera del Sistema RNC en Línea del Balance General clasificar dicha cuenta en Otras cuentas de Patrimonio, a fin de que el sistema le genere los Estados Financieros de Corte
Para los casos de Cooperativas recién constituidas que presenten inconsistencias en la redacción de la cláusula del Capital y realicen un modificación estatutaria a fin de reestructurar el Capital, dicha modificación debe indicarse como una "Reforma Total del Acta Constitutiva".
• Para aquellas Cooperativas que presenten un numero importante de asociados, se deberá colocar los cincos (05) asociados entre los cuales deben estar los que ocupen cargos administrativos y el resto se colocaran con el nombre de Otros bajo un numero de cedula de algunos de los asociados y con el resto de la participación.
• De acuerdo a la Superintendencia Nacional de Cooperativas, ninguna persona puede asociarse a más de una Cooperativa de Producción, cuando la doble o múltiple afiliación resulte perjudicial a los fines por ellas perseguidos, esto por el hecho de que en una cooperativa de este tipo se requiere que los asociados ostenten el carácter de productores primarios, es decir, que deben realizar directamente las actividades indispensables y conexas para lograr su objeto, y el hecho de pertenecer a varias cooperativas de este tipo puede dar lugar a la contratación de personal asalariado, con lo cual se desvirtúa el espíritu y propósito y razón que tuvo el legislador al establecer este tipo de cooperativas • Los Registros Auxiliares deben recibir los expedientes por correo privado.
• En los casos de empresas inactivas que presenten partidas monetarias en su Balance General y elaboren el Estado de Resultados reflejando únicamente la cuenta REME, debe indicarse en la información del RNC en Línea.
• En los casos de Firmas Personales se debe colocar al dueño de la firma como Junta Directiva, Representante Legal y Accionista 100%.
• Si la empresa no presenta experiencia en la actividad principal y relaciona otras actividades secundarias con experiencia, se debe solicitar al contratista que seleccione de las actividades secundarias la principal.
40. El contratista que desee cambiar su correo electrónico en el Sistema RNC en Línea, debe preparar la Carta de Autorización para el cambio del Correo Electrónico del Sistema del Registro Nacional de Contratistas en Línea, según modelo. (Ver modelo en la pagina Web WWW. snc.gov.ve)
• Entregar la Solicitud con los Requisitos indicados en la sede del Servicio Nacional de Contrataciones, ubicado en: Av. Lecuna, Parque Central, Torre Oeste, piso 6, en el horario: de 8:00 am a 11:30 am y de 1:00 pm a 4:00 pm o enviarla vía fax al 0212-578.29.71
• Esperar el Correo de Aprobación del cambio realizado.
• Ingrese en el Sistema RNC en Línea con el nuevo Correo Electrónico y Contraseña indicada en el Email de aprobación.
Requisitos para Solicitar el Cambio del Correo Electrónico en el RNC en Línea:
• Solicitud por escrito en papel membretado de la Empresa , firmada por el Representante Legal.
• Copia de la Cédula de Identidad del Representante Legal de la Empresa.
• Si utiliza una persona Autorizada, debe consignar la autorización firmada por el Representante Legal.
• Copia de la Cédula de Identidad del Autorizado.
Elaborado por el Registro Nacional, 14/02/2005
|
